Menu
Obsługa Administracyjna
Zakres czynności administracyjnych obejmuje w szczególności:
- prowadzenie i przechowywanie dokumentacji nieruchomości;
- przygotowywanie umów zawieranych w celu wykonywania obsługi nieruchomości oraz zawieranie umów na dostawę mediów do nieruchomości;
- dokonywanie czynności formalnych oraz czynności z zakresu postępowania administracyjnego, niezbędnych dla funkcjonowania nieruchomości;
- przygotowanie i organizacja zebrań Wspólnoty Mieszkaniowej, wraz ze sporządzeniem zawiadomień, projektów uchwał, protokołów, sprawozdań i innej wymaganej dokumentacji;
- prowadzenie i aktualizacja wykazu lokali i mieszkańców/najemców
- prowadzenie korespondencji, wydawanie poświadczeń i zaświadczeń dotyczących nieruchomości i poszczególnych lokali
- sporządzenie projektu rocznego planu gospodarczego nieruchomości wraz z planem pozyskiwania pożytków (jeśli takie są),
- doradztwo i pośredniczenie w zawieraniu umów ubezpieczenia części wspólnej nieruchomości (negocjowanie warunków polisy)
- przygotowanie planów remontów, współpraca z biurami projektowymi, zbieranie ofert, przeprowadzenie procedury wyboru dostawców i wykonawców na realizacje usług lub planowanych inwestycji, prowadzenie inwestycji i jej rozliczanie,
- prowadzenie dokumentacji technicznej dla nieruchomości w tym KOB oraz zlecanie przeglądów wymaganych ustawą Prawo Budowlane lub wymaganych przez producenta dla utrzymania gwarancji urządzenia;
- bieżąca kontrola stanu technicznego budynku,
- nadzór nad pracami firm wykonujących remonty i modernizacje, dokonywanie odbiorów prac z udziałem właściciela nieruchomości lub przedstawiciela nieruchomości;
Obsługa techniczna
Czynności z zakresu obsługi technicznej mają na celu zabezpieczenie techniczne obiektów wzniesionych na nieruchomości gruntowej, a w szczególności:
- prowadzenie ewidencji zgłoszeń konserwacyjnych i zlecanie usuwania nieprawidłowości w funkcjonowaniu nieruchomości wraz z określeniem terminu realizacji poszczególnych zadań;
- dokonywanie odczytów wodomierzy i rozliczanie zużycia wody;
- dokonywanie odczytów wodomierzy i rozliczanie zużycia wody;
- zapewnienie całodobowej obsługi konserwacyjnej budynku oraz pogotowia technicznego w zakresie istniejących w nieruchomości instalacji i urządzeń;
- zapewnienie utrzymania porządku i czystości pomieszczeń i urządzeń budynku służących do wspólnego użytku;
- konserwacja urządzeń małej architektury, placów zabaw, pielęgnacja zieleni (trawniki, żywopłoty i drzewostany)
- zlecenie wywozu nieczystości, składanie deklaracji wywozu w urzędach gmin;
- zapewnienie bezpieczeństwa użytkowania nieruchomości w okresie zimowym w tym poprzez odśnieżanie, zbijanie sopli, usuwanie śniegu z dachów, posypywanie chodników solą i piaskiem;
- zapewnienie usług związanych z prawidłowym funkcjonowaniem urządzeń technicznych takich jak domofony, monitoring, kontrole dostępu;
- realizacja inwestycji remontowych ( na wszystkich etapach inwestycji tj. projektowanie, realizacja, rozliczenie);
! Zakres czynności uzależniony jest od stanu technicznego nieruchomości i wyposażenia w instalacje i urządzenia (m.in. system monitoringu, instalacje PPOŻ, kotłownie własne, centrale wentylacyjne, klimatyzacja);
Obsługa finansowa
Są to czynności podejmowane przez nasz zespół zapewniające transparentność przychodów i kosztów Wspólnoty takie jak:
- opracowanie planów finansowych, szacowanie kosztów eksploatacyjnych i remontowych, obliczanie zaliczek właścicieli nieruchomości;
- prowadzenie ewidencji księgowej i pozaksięgowej;
- dekretacja i analiza dokumentacji księgowej;
- analiza realizacji założeń planu finansowego w trakcie roku budżetowego (monitorowanie kosztów);
- opracowanie sprawozdania finansowego na koniec roku obrachunkowego a w szczególności;
- wykazanie przychodów wraz z analizą ich pochodzenia,
- wykazanie kosztów i przeprowadzenie analizy ich powstania popartej wystawionymi fakturami za wykonane usługi;
- wskazanie na poziom zadłużenia w nieruchomości;
- wykazanie zobowiązań poszczególnych wierzycieli;
- wynik finansowy;
- wykazanie środków pieniężnych zgromadzonych na poszczególnych funduszach na koniec roku;
- rozliczenie zaliczki eksploatacyjnej, funduszy pomocniczych;
- prowadzenie rozrachunków publiczno-prawnych;
- doręczanie wezwań płatniczych dłużnikom, windykacja należności, sporządzanie ugód;
- pozyskiwanie dofinansowań, dotacji, kredytów i pożyczek;
- uzyskanie NIP i REGON w ramach nowopowstałej jednostki;
- archiwizowanie księgowych dokumentów źródłowych;
- otwarcie rachunku bankowego klienta oraz jego obsługa w ramach wykonywania umowy;
- rozliczenia z dostawcami mediów;
- ewidencja kosztów zarządu nieruchomością wspólną;
- pobieranie opłat od właścicieli/najemców, kontrola należności, rozliczenie dokonywanych wpłat dla każdego z właścicieli/najemców, korygowanie należności;
- zaliczanie odsetek za zwłokę, wysyłanie upomnień, pomoc w dochodzeniu należności na drodze sądowej;
- prowadzenie obowiązkowej sprawozdawczości;
- druk książeczek opłat;
Pomoc prawna i czynności formalne
Obejmuje czynności doradcze w sprawach związanych z nieruchomością:
- weryfikacja stanu prawnego nieruchomości
- obliczenie udziałów w częściach wspólnych budynku, korygowanie udziałów już obliczonych;
- pomoc i prowadzenie procedury w zakresie windykacji należności,
- odzyskiwanie części wspólnych nieruchomości,
- pomoc przy sprzedaży wydzielonych części nieruchomości wspólnych;
- analiza prawidłowości rozliczeń finansowych od poprzedniego zarządcy;
- czynności prowadzące do wydania dokumentacji nieruchomości od poprzednich zarządców, dewelopera;
- pomoc przy roszczeniach z tytułu gwarancji lub rękojmi;
- przygotowywanie umów w tym umowy o zarządzanie według potrzeb klienta;
- prowadzenie procedury wykupu nieruchomości będących w użytkowaniu wieczystym;
- kontakt z radcą prawnym, adwokatem lub notariuszem w zakresie obsługi nieruchomości w zależności od charakteru prowadzonej sprawy;
- reprezentowanie klienta w postępowaniu administracyjnym w ramach posiadanego umocowania;
